La cadena de valor en la industria del café está compuesta por un complejo entramado de relaciones humanas y empresariales en el que los proveedores juegan un rol clave para que las empresas y los negocios puedan consolidarse.

Desde la producción en finca, pasando por la cata, la exportación, los procesos de tueste, el barismo, las cafeterías y la venta en tiendas o supermercados, en cada etapa se requiere una adecuada selección de proveedores para que los consumidores puedan acceder al café y a la experiencia de consumirlo. 

Para conocer más sobre cómo realizar este proceso de selección de forma adecuada, conversé con Rossana Zelaya, CEO de Cafés Especiales y Tostaduría La Patrona en Honduras, y con Alexandra Rivera, gerente de la exportadora Sensum Coffee y Finca Cruz Loma en Ecuador. Continúa leyendo para conocer lo que me dijeron.

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La finca: el primer eslabón de la cadena

El viaje del café hacia la taza del consumidor inicia en las fincas. Tanto Rosanna como Alexandra están involucradas con la producción en campo, donde la planificación y gestión técnica de los cultivos se suma al esfuerzo y a la dedicación de los caficultores para obtener cafés de alta calidad.

En este primer eslabón, del cual depende todo el resto de la cadena de valor del café, inicia el trabajo con los proveedores porque sin ellos sería imposible producir café. 

“Debemos garantizar que las semillas que se van a cultivar tengan la calidad y genética adecuada para las condiciones de cada finca en la que se van a sembrar. Para eso, debemos asegurar un proveedor confiable. De igual forma, para la provisión de fertilizantes, abonos y otros insumos como equipos, maquinaria y tecnología ”, señala Alexandra. 

Solo así se puede garantizar un correcto manejo de la finca que asegure no solo granos con alto puntaje en cata, sino también una productividad por hectárea que vuelva rentable el cultivo de café. “Sin buenos proveedores, que compartan tus estándares de eficiencia y tu filosofía de servicio, eso sería imposible”, subraya. 

Rosanna coincide y agrega que con los proveedores adecuados, la producción cafetalera se vuelve más eficiente y esto contribuye a que las fincas “aporten en la cadena de suministro al abastecer café de forma competente a los diversos mercados nacionales e internacionales”.

Una vez concluida la fase de producción, las fincas se convierten en proveedoras de café de los comercializadores a escala global. Aquí, apunta Alexandra, es fundamental que los traders y exportadores entiendan que en este negocio las ganancias deben ser compartidas.

“Para que los caficultores se mantengan como proveedores de calidad, debemos no solo pagar precios adecuados sino realizar los pagos a tiempo para que las fincas no tengan brechas financieras”, afirma. 

En ese sentido, Rosanna señala que para que la cadena de suministro se mantenga saludable, todos se deben beneficiar porque “en algún punto cada eslabón de la cadena se vuelve proveedor del resto. Dependemos unos de los otros, por lo tanto, el negocio debe mejorar las condiciones de vida de todas las personas involucradas”.

Los proveedores: clave en la exportación y en el abastecimiento

La programación de fletes, los contratos con las navieras, la movilización de carga al puerto, los permisos aduaneros, los controles fitosanitarios y antinarcóticos, y el contrato de pólizas de seguros son procesos que requieren de una estricta coordinación con las empresas que proveen estos servicios.

“Como exportadores de microlotes, en La Patrona consideramos que los proveedores juegan un rol clave en la logística de exportación al realizar una serie de actividades que agregan valor a los procesos de producción y que nos llevan a expandir la marca en el mercado global. Miramos a los proveedores como parte de nuestro equipo”, comenta Rosanna.

Por su parte, Alexandra dice “que debe existir una relación de estrecha confianza con los proveedores durante la exportación porque pones en sus manos el producto de un gran esfuerzo que nació en la finca y que debe llegar seguro y en óptimas condiciones al destino final. Tener proveedores que hagan parte de tu equipo evita problemas como retrasos o, peor aún, pérdidas de la carga en el trayecto”.

“En esta parte de la cadena dependes totalmente de los proveedores, en especial de las navieras y gestores logísticos. Si no los seleccionas bien, traerá como consecuencia una pérdida de prestigio para tu marca, con la consecuente pérdida de clientes y rentabilidad”. 

Selección de proveedores: experiencia, calidad de servicio y precio

Debido a su elevada importancia en toda la cadena de valor del café, la selección de proveedores es determinante para el éxito de cualquier empresa cafetera. La pregunta que surge es: ¿qué considerar al momento de escoger a nuestros proveedores?

Para Alexandra es imperativo tener las suficientes referencias de la persona o empresa que va a brindar el servicio porque gracias a ellas se puede tener una idea del trabajo y el cumplimiento del proveedor. “Es importante escuchar opiniones de colegas que hayan contratado servicios previamente e investigar qué opiniones encontramos en internet y las redes sociales sobre determinada empresa”.

Posteriormente, “viene el acercamiento directo para evaluar si existe un alineamiento en políticas de calidad, responsabilidad y precios. Por último, y lo más importante, es saber si el proveedor comparte tu misma filosofía de trabajo y servicio”.

Rosanna opina que aspectos “como el precio, la calidad y el servicio son fundamentales pero también debes conocer el historial del proveedor y tomar en cuenta si puede ser flexible, según las cambiantes necesidades de las empresas cafeteras, además de la disponibilidad que tenga para atender tus requerimientos”.

Impacto de una mala gestión de proveedores 

Probablemente, el impacto más grave de una mala gestión o del incumplimiento por parte de los proveedores es lastimar las relaciones con los clientes. Por ejemplo, una cafetería que no esté bien abastecida de café o insumos como leche, empaques o alimentos, por falla de un proveedor, generará una mala experiencia en sus clientes, lo que impactará en su imagen y reputación.

De igual forma, una empresa que dedica su tiempo y esfuerzo a tostar granos no puede darse el lujo de quedarse sin empaques, sin etiquetas o máquinas de sellado. También, si en la finca hay alguna falla con los fertilizantes es posible que se generen afectaciones en el cultivo y en la calidad o productividad del café. 

Rosanna menciona que otros efectos negativos de una mala gestión de proveedores puede ser el desabastecimiento o vacío en los inventarios debido a fallas logísticas, además de retrasos en las entregas de café a los distintos mercados. “Esto, además de dañar tu reputación, implica gastos no previstos que disminuyen la rentabilidad”. 

Por todo esto, Alexandra señala que el manejo de proveedores es algo muy delicado. Finalmente, “quien da la cara al cliente final es tu empresa, independientemente de lo que haga el proveedor. Una falla puede poner en riesgo las buenas relaciones y negocios. Los problemas no pueden ni deben llegar al cliente final, siempre se debe solucionar cualquier inconveniente”.

En ese contexto, resulta fundamental analizar si es necesario cambiar a un proveedor cuando los resultados no son satisfactorios, así pueda generar algunas dificultades iniciales, porque a largo plazo puede tener mayores implicaciones. Si bien un proveedor puede ser bueno, sino están alineados frente a las prioridades o a la filosofía de trabajo, la relación puede terminar por afectar a ambas partes.  

El aporte de los proveedores: trazabilidad y estabilidad

Rosanna opina que los proveedores aportan con su trabajo a mantener un sistema eficiente de trazabilidad que conlleva un control de calidad en cada paso de su trayectoria, desde el origen en la finca hasta las tostadurías y cafeterías. 

“Optimizar procesos como el transporte, los métodos y tiempos de entrega, la protección del grano con bolsas reforzadas y la logística de exportación, ayudan a evitar posibles contaminaciones y así mantener una adecuada trazabilidad que garantice que el consumidor final disfrute de una taza de calidad”.

Asimismo, Alexandra afirma que “para un tostador, obtener un café que mantenga la calidad de origen es muy importante. Un buen trabajo de los proveedores garantiza que las propiedades organolépticas se conserven y la trazabilidad no se pierda”.

Finalmente, una de las recomendaciones más importantes en este proceso, según las entrevistadas, es no tener un solo proveedor para un determinado servicio. “Poder escoger entre varios proveedores nos blinda de posibles fallas y nos abre la posibilidad de solucionar inconvenientes rápidamente”, menciona Rosanna.

Asimismo, entre los errores que se deben evitar está el desconocer las condiciones bajo las que un proveedor presta un servicio. “Contratar un proveedor sin buscar más opciones y pensar siempre en lo más barato y no en lo que se adapte mejor a los objetivos empresariales” es una decisión que puede salir cara. 

La adecuada selección y gestión de proveedores es una potente herramienta que ayuda a las empresas cafetaleras a cumplir con su misión y promesa de valor frente a sus clientes, a mantener estándares de calidad y, en última instancia, a mejorar la rentabilidad empresarial.

Por eso, es importante establecer relaciones con proveedores confiables que no solo brinden servicios eficientes y de calidad, sino que estén lo suficientemente involucrados con la misión empresarial para sentirse orgullosos de ser un equipo.

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Créditos de las fotos: La Patrona, Sensum Coffee. 

PDG Español

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