En los últimos años, las marcas del sector cafetero han recurrido cada vez más a la tecnología y a los programas informáticos.

Para los tostadores de café, el software tiene dos objetivos principales: automatizar las fases del proceso de tostado y asegurarles mejor control sobre una gama más amplia de datos. Esto permite optimizar el flujo de trabajo, agilizar las operaciones y mejorar el control de calidad.

¿Hasta qué punto es sencillo para los tostadores incorporar un nuevo software a sus operaciones y qué factores deben tener en cuenta al hacerlo? Para averiguarlo, hablé con dos profesionales del café. Sigue leyendo y conoce sus opiniones.

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Automatización a todos los niveles

En los últimos años, cada vez es más habitual que los tostadores utilicen programas informáticos y sistemas de recopilación de datos. 

Mientras que la incorporación de software puede ayudar a los tostadores a automatizar los procesos de tostado y dedicar más tiempo a otras áreas de su negocio, la recopilación de datos les permite analizar y gestionar una gama más amplia de variables para facilitarles el control de los perfiles de tueste; sin embargo, no siempre ha sido así. 

Antes de esta progresiva automatización, muchos tostadores necesitaban contar con personal que estuviera pendiente de cada lote.

En cuanto a los datos, ahora tenemos acceso a una gama más amplia de variables. Por ejemplo, antiguamente los maestros tostadores debían evaluar cuidadosamente las características del café verde para determinar los parámetros óptimos de tueste, como cuándo debía producirse el primer crack o cuánto debía durar el tiempo total de tostado.

Durante todo el proceso de tueste, los tostadores también debían controlar cuidadosamente una serie de variables, como cambios en el color y el aroma de los granos, fluctuaciones de temperatura y señales audibles del primer y segundo crack.

Todas estas son variables importantes que los tostadores deben tener en cuenta a la hora de elaborar los perfiles de tueste, por eso, para mantener la coherencia de sus perfiles, necesitan recopilar datos. Sin un software especializado, los tostadores solían llevar el registro manualmente.

Con la automatización en pleno apogeo, cada vez son más los tostadores que optan por implementar nuevas tecnologías en todas las áreas de su negocio.

¿Qué software deberías utilizar para gestionar tu tostaduría?

Hoy en día, existen muchos tipos de software para el tostado, incluso programas que controlan y guían los perfiles de tueste, y otros que predicen cuándo se producirá el primer crack.

A pesar de esto, optar por un software u otro dependerá de las necesidades del tostador. Por ejemplo, los tostadores más grandes tendrán requisitos distintos que los más pequeños y los tostadores de cafés de especialidad probablemente necesiten un software más específico para controlar la calidad que las marcas enfocadas en obtener grandes producciones.

Gestión de existencias

Daniel Mendoza es el director de ventas para Norteamérica y Sudamérica de Cropster, una empresa de software para el proceso de tostado. Él cuenta que, normalmente, lo primero que recomienda a los tostadores son los sistemas de gestión de inventarios.

“Algunos tostadores registran todos sus datos en papel, como los perfiles de tueste, las medidas de control de calidad y los volúmenes de cafés contratados”, explica. “Esto puede suponer que sus inventarios estén menos organizados y que haya una mayor probabilidad de registrar información incorrecta, como imprecisiones en los perfiles de tueste”.

“Por eso, uno de los primeros pasos para incorporar nuevos sistemas de recopilación de datos para estos tostadores es el software de inventario”, añade.

Además, muchas plataformas diseñadas para gestionar tostadurías de café disponen de una función para controlar los niveles de existencias de café verde y café tostado. Esto no solo ayuda a preservar la frescura del café sino que permite conocer mejor qué cafés son más o menos populares entre los clientes. 

Daniel explica que la mayoría de los programas están diseñados para recopilar una serie de datos, como perfiles de tueste de muestras, análisis físicos de los granos verdes y tostados, y perfiles de tueste óptimos, lo que permite a los tostadores obtener la información cuando necesitan controlar los niveles de existencias o cuando buscan nuevo café verde.

“Cuando un tostador compra café, [el software puede almacenar todos los puntos de datos relevantes] durante el tiempo que sea necesario”, afirma. “Así, en lugar de depender de papeles o de correos electrónicos, toda la información se almacena en un único lugar”.

Tiempo entre lotes de café tostado

Otra área en la que el software puede beneficiar a los tostadores es el tiempo transcurrido entre tostado o protocolo entre lotes (BBP por sus siglas en inglés). Se refiere a todas las acciones que tienen lugar entre el final de un lote y el comienzo de uno nuevo.

Antes de lanzarse a implantar un software para el tostado, Daniel sugiere que los tostadores conozcan perfectamente cada paso de su proceso.

Muchos siguen sus propios procedimientos BBP pero les puede resultar difícil saber si están utilizando este tiempo de la forma más eficiente posible.

“Algunos tostadores desconocen en qué se va el tiempo entre lotes”, dice Daniel. “No hay un protocolo estándar en la industria del café porque cada tostador define su propio procedimiento”.

“Cuando los tostadores registran el tiempo de BBP se dan cuenta de que puede haber cinco o seis minutos entre los lotes”, dice.

“Según mi experiencia, una espera de tres minutos entre lotes es demasiado larga”, añade. “Una espera de dos minutos es más deseable porque en este caso un tostador solo consume [un total de] diez minutos de BBP por hora”.

“Los tostadores Loring, por ejemplo, permiten tener una espera de un minuto y medio entre lotes. Esto significa que se pueden hacer entre cuatro lotes y medio y cinco lotes por hora a plena capacidad sin afectar la calidad del café, un aspecto importante del BBP”.

Gestión de los perfiles de tueste

La elaboración de perfiles es ciertamente clave para cualquier negocio de tostado de café. En consecuencia, para muchas empresas es indispensable contar con un software que permita elaborar perfiles de tueste y guiar el tostado mediante una serie de curvas específicas.

Una curva de tueste es un gráfico que indica cómo cambia la temperatura durante el proceso de tostado. Muchos tostadores consideran que la Curva S es más tradicional y sencilla porque da como resultado un perfil de tueste medio. 

Aunque la curva S puede ser un buen punto de partida para los tostadores con menos experiencia, otros pueden optar por desarrollar sus propias curvas de tueste más complejas. Para eso, los tostadores pueden analizar una curva y ajustar determinadas variables específicas (como la temperatura y el flujo de aire) en puntos concretos y así modificar ligeramente el resultado final.

Aunque no es imprescindible utilizar la tecnología, los programas informáticos ayudan a los tostadores a diseñar nuevos perfiles de tueste, así como a automatizar el proceso de acuerdo con un perfil específico. Además, el software puede registrar automáticamente el progreso del tueste durante un periodo de tiempo determinado, así como controlar las variables de tostado según una curva preestablecida. 

A pesar de eso, Daniel subraya que el tipo de tostadora que se utilice determinará su compatibilidad con determinados sistemas de software.

“Tenemos un cliente en Canadá con una tostadora de segunda o tercera generación que desea empezar a utilizar software para el perfilado pero su máquina Probat no es compatible con los programas de Cropster”.

“No pueden permitirse una máquina nueva, así que se limitarán a utilizar programas informáticos para lo relativo al inventario y al control de calidad, y mantendrán tal cual sus procesos de tueste”, añade.

Aunque es posible utilizar software en equipos antiguos, puede resultar complejo y arriesgado. El software en un tostador antiguo podría cambiar significativamente los perfiles de tueste habituales. Por ejemplo, los perfiles podrían resultar más ligeros y esto puede ser confuso para algunos tostadores.

En última instancia, los cambios podrían afectar la imagen de marca y perder algunos clientes fieles, por lo que es fundamental considerar cuidadosamente el uso de software en equipos antiguos.

¿El software para tueste puede mejorar la uniformidad y la calidad?

Para muchos tostadores añadir a su configuración un software para el tueste puede ayudar a identificar cualquier inconsistencia, lo que les permite mejorar la calidad del café.

John Simonian es el propietario de Beanstock Coffee Roasters, dos veces ganador del premio Good Food Awards en Eastham, Massachusetts, Estados Unidos. Él cuenta que empezó a utilizar software para el tueste hace unos tres años.

“[Antes de empezar a utilizar software], tostábamos sobre todo en un Probat L-12″, explica. “En este modelo la temperatura se controla con un pomo adherido a una barra metálica que se mueve manualmente hacia dentro o hacia fuera para controlar la llama”.

“La barra va marcada y está dividida en diez secciones”, añade. “En varios momentos del proceso de tueste hay que desplazarla a diferentes secciones. Por ejemplo, un minuto y 26 segundos después de empezar el proceso hay que mover la barra hasta el marcador número dos”.

Al analizar este proceso, John afirma que el equipo no fue capaz de recopilar y almacenar eficazmente datos que pudieron ayudarlos a mejorar sus perfiles de tostado. 

“Por ejemplo, si cambiara el índice de aumento (RoR por sus siglas en inglés) o aumentara la temperatura de escape o la temperatura ambiental, no nos enteraríamos”, dice. “Cuando implementamos por primera vez el software para el tostado en nuestra máquina no nos dimos cuenta de que los conductos de la calefacción central que estaban junto a la instalación de gas de los tostadores estaban afectando nuestro café”.

En definitiva, el software puede identificar áreas que pasan desapercibidas para los tostadores. John afirma que, gracias al programa informático, él y su equipo pudieron detectar los problemas con mucha antelación.

¿Cómo puede afectar la incorporación de software la formación del personal?

Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los tostadores más veteranos es transmitir de forma eficaz y eficiente sus habilidades y conocimientos sobre el café a los miembros más nuevos del equipo.

Gracias a la enorme cantidad de datos que disponen ahora los tostadores, el proceso es teóricamente más sencillo.

Los tostadores tienen los medios para desarrollar sus propios programas de formación apoyándose en el software y utilizarlo como herramienta para instruir al personal menos experimentado sobre el proceso de tostado.

“Para mí, contar con mayores posibilidades de formación es una gran ventaja”, afirma John. “El software para el tostado nos proporciona mucha información que antes no teníamos disponible”.

“Ahora puedes volver a la mesa de cata y revisar los perfiles de tueste”, añade. “Podrás notar la diferencia si haces algún cambio”.

En última instancia, esto no solo optimizará las operaciones de un tostador sino que ayudará a mejorar la calidad general del café.

Tener en cuenta los retos

A pesar de las ventajas evidentes, implementar un nuevo software puede ser un reto.

Formar al personal en nuevos programas informáticos y sistemas de datos puede resultar complicado y es solo una de las muchas cosas que los tostadores deben tener en cuenta cuando se trata de optimizar las operaciones y aumentar la calidad del café.

Además, para algunos empleados puede resultar difícil entender cómo funciona un nuevo software, sobre todo si utilizan más de un nuevo sistema o plataforma en paralelo.

A su vez, los tostadores deben considerar cuidadosamente qué software se adapta mejor a sus necesidades.

Es evidente que utilizar un software de tueste avanzado proporciona ventajas, ya sea para asegurar la consistencia, para dedicar más tiempo a vender café u ocuparse de otras responsabilidades, o disponer de las herramientas necesarias para perfilar nuevos cafés con más precisión que nunca.

La elección de los programas o paquetes de software más adecuados dependerá de una serie de factores, desde la capacidad de producción por lotes y el tamaño del negocio hasta el tipo de público objetivo.

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Traducido por Almudena Torrecilla Aznar. Traducción editada por Alejandra Soto.

PDG Español 

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