No cabe duda de que el avance tecnológico ha hecho posible la simplificación de procesos y la digitalización de información en un gran número de industrias, y la gestión de establecimientos gastronómicos no es la excepción. 

El formato con el que se realiza la administración de negocios ha ido evolucionando a lo largo de la historia, desde el uso del ábaco hasta las hojas de cálculo digitales y, hoy en día, con softwares diseñados específicamente para cada industria.

La utilización de estos sistemas se traduce generalmente en un ahorro de espacio, tiempo e insumos y, al mismo tiempo, facilita la comunicación y permite una mayor trazabilidad; sin embargo, estas son tan solo las funciones evidentes. Lo provechoso también radica en la información que se puede obtener de ellos y cómo favorecerse de ella. 

Para profundizar en este tema hablé con Andrea Otavo, jefe de marketing de Bistrosoft, una empresa dedicada a desarrollar productos que soporten la operación de los comerciantes gastronómicos, y con Martín Ariel Masri, barista y dueño de Lharmonie, una tienda de café de especialidad ubicada en Buenos Aires. Sigue leyendo para conocer lo que me dijeron.

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El software gastronómico en la operación diaria de las tiendas de café

Andrea cuenta que Bistrosoft acompañó el crecimiento que ha tenido el sector de las cafeterías de especialidad en Buenos Aires, principalmente. “Nosotros trabajamos un sistema intuitivo y fácil de usar, lo que aporta como un plus bastante importante en el momento de la operación de un local gastronómico porque si requieres una etapa de entrenamiento o quizás el sistema es algo más complejo, es difícil de incorporar en un local gastronómico porque están en una operación rápida”, explica.

Martín Ariel y su esposa son dueños de Lharmonie, una cafetería en Buenos Aires que cuenta con dos locales. Además, cuentan con un negocio dedicado a la importación y distribución de textiles en el que utilizan un software diferente al de las cafeterías, enfocado en otras funciones.

Al trabajar con un menor flujo de clientes pero mayores volúmenes y valores, el sistema que utilizan en su comercio textil es más robusto, poniendo la administración por encima de la operación y priorizando un stock prolijo. En cambio, en las cafeterías cuentan con un mayor flujo de clientes.

En consecuencia, él explica que si usara en la cafetería un sistema como el de su comercio textil, robusto y complejo de usar, le podría vender solamente a la mitad de la gente a la que le vende habitualmente.

Su caso muestra la importancia de usar la tecnología y las herramientas pero de manera apropiada, según las necesidades específicas de cada negocio. Por eso, es clave que las tiendas de café cuenten con su software que haya sido diseñado pensando en sus requerimientos y flujo de trabajo. 

Herramientas para la administración gastronómica

La correcta administración de las cafeterías resulta tan importante como la operación misma porque sin planificación y organización el desempeño del servicio sería caótico. Como no es una tarea sencilla, es prudente valerse de todas las herramientas que faciliten los procesos o ayuden a tomar decisiones más certeras en cuanto a compras, ventas, control de inventarios, diseño de horarios laborales, entre otras tareas.

Para eso, Andrea resalta la necesidad de utilizar un sistema que sea intuitivo y que proporcione la mayor cantidad de funciones que se necesiten. Por ejemplo, cuenta que “la herramienta administrativa de Bistrosoft permite hacer seguimiento de la operación en diferentes periodos, controlando ventas, horarios, stock, proveedores, entre otras funcionalidades básicas en el rubro gastronómico. Todo esto puede ser consultado y gestionado por el dueño o administrador a través de un usuario y contraseña desde cualquier dispositivo”.

En el caso de Martín, él cuenta que complementa su software gastronómico con hojas de cálculo porque cada herramienta cumple funciones distintas. Con uno recopila información importante y con el otro estima costos, rentabilidad y balances.

¿Qué información se puede obtener y cómo utilizarla?

Martín explica que gracias al software gastronómico puede ver y analizar las ventas que se efectuaron por día y hora, evaluar qué productos se están vendiendo más y cuáles menos, y revisar qué modificaciones o adicionales eligen los cliente para el café. 

Él aclara que muchas veces debe basarse en promedios o analizar si el incremento en un valor se debe a una eventualidad, como el clima, a la fecha o a eventos que acontecen en la cercanía; sin embargo, todos estos datos son de gran ayuda para programar pedidos con proveedores, volúmenes de producción y horarios laborales.

Mientras más detallada sea la información que se obtiene y más se compare a lo largo del tiempo, más exacta será la curva de tendencia en el análisis de consumo de los clientes. Esta información será esencial para garantizar un stock y staff suficiente, pero no excesivo, al momento del servicio, maximizando las ganancias.

Consideraciones a la hora de adquirir un software gastronómico

Para Martín el software gastronómico debe facilitar y agilizar tanto la capacitación como la operación diaria. Por ejemplo, la compatibilidad para pagos con código QR hace que la transacción se resuelva de manera rápida y cómoda cuando el cliente hace una compra para llevar. 

Por su parte, Andrea resalta que es fundamental contar con un software que pueda brindar un servicio de calidad y tener una trazabilidad de todo el proceso de la atención a los clientes, además, de permitir el control de stock, proveedores y ventas. 

También, agrega que es importante que los equipos sean innovadores y de última tecnología, que se adapten estéticamente al comercio y, al mismo tiempo, que soporten una manipulación diaria y ardua, propia de este tipo de negocios. 

Según Martín, la adquisición de un software gastronómico no representa un gran impacto en los gastos de un comercio y para lo que aporta y resuelve no es más que un gasto fijo simbólico, como puede ser la conexión a internet. 

Adicionalmente, en un contexto de inflación y condiciones económicas fluctuantes, es fundamental contar con esta herramienta para modificar los precios de los productos de manera remota, sin necesidad de tener que estar físicamente en la tienda de café.

Recomendaciones generales para administradores o dueños de cafeterías

En muchos casos, cuando la tienda de café solo cuenta con una sede, los dueños suelen pensar que no es necesario adquirir un software especializado; no obstante, si el objetivo es posicionarse y, en un futuro, expandirse, es fundamental que desde el inicio se realice una gestión adecuada. De esa forma, es posible identificar los puntos que pueden estar causando inconvenientes e idear soluciones para resolverlos. 

Asimismo, tener recopilada toda la información sobre el funcionamiento de la cafetería ayuda a tomar decisiones menos riesgosas porque se basan en las cifras y no en percepciones. En este punto vale la pena resaltar que la información por sí sola no es suficiente, es fundamental realizar un análisis periódico de todos los datos recolectados, interpretarlos, contextualizarlos y evaluarlos con el equipo de la cafetería para que su utilidad se materialice. 

Finalmente, aunque no es una inversión muy alta, vale la pena que los dueños de las cafeterías o los administradores prueben y evalúen diferentes alternativas de softwares para encontrar el que mejor funcione para su negocio. 

Desde su experiencia, Andrea considera importante adaptarse a las necesidades del cliente y que estos encuentren en su proveedor un aliado estratégico. Agrega que la conversación y el feedback que puedan aportar los comerciantes gastronómicos es vital para el desarrollo y mejora continua de los softwares. 

Es probable que muchos dueños de tiendas de café ya cuenten con un software gastronómico. Las ventajas parecen imponerse ampliamente por sobre las desventajas o sobre el costo de adquisición pero todo dependerá de qué tanto uso se le dé al equipo y la información que brinde. 

Como muchas otras tecnologías, los softwares gastronómicos están en continuo desarrollo y deben apoyarse en la retroalimentación y experiencia de sus clientes. La eficiencia y excelencia en el servicio se alcanzan más rápidamente cuando todas las herramientas se usan al máximo de su capacidad.

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Créditos de las fotos: Lharmonie, Francisco Aimone.

PDG Español

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