Hay mucho para considerar cuando se abre o expande una tostaduría: definir qué cafés comprar, atraer a los consumidores, establecer la estrategia de precios y de mercadeo, contratar empleados… y luego, construir la tostaduría. 

Una tostaduría bien planificada puede ayudarte a maximizar los recursos, asegurar el uso eficiente del espacio, el tiempo y la energía. Por otro lado, una tostaduría mal planificada, puede retrasar el flujo de trabajo, causar problemas de salud y seguridad, y dejarte con espacio insuficiente para todo lo que necesitas. Puede terminar costándote tiempo y dinero. 

Lo último que querrías es enfocarte en solucionar problemas de planificación del establecimiento y quitarle tiempo y atención a mejorar las ventas, probar cafés y refinar los perfiles de tueste.

Para aprender más sobre planificación para tostadurías, conversé con Ryan Karatimus, presidente de Usonian Systems, que brinda asesoría y equipos especializados para los tostadores y las tiendas de café en América del Norte, al igual que a muchos tostadores con los cuales trabaja. La empresa de Ryan generalmente ayuda a los tostadores a planear y establecer sus tostadurías, lo que le ha dejado mucha experiencia en el área. Esto es lo que aprendí.

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Granos de café recién tostados. Crédito: Meklit Mersha

Comprende Tus Objetivos

El diseño de tu tostaduría debe reflejar las metas de tu negocio, ya sea calidad, volumen, expansión o cualquier otro motivo. Conocer los objetivos de tu empresa, la misión y la situación financiera a corto y largo plazo, facilitará la selección y construcción del espacio adecuado.

Candice Madison es directora de tueste en The Crown: Royal Cupping Lab & Tasting Room. “Si no conoces o no puedes transmitir de manera clara y definitiva cuál es la visión de tu proyecto, ¿cómo esperas que aquellos a quienes necesitas liderar o los inversionistas o colaboradores a quienes necesitas dar respuestas, comprendan la meta final e incluso las razones por las cuales deberían sumarse a [él]?” pregunta.

“La manera más fácil para comenzar con la planificación de la visión es iniciar con las preguntas de las 3 W: quién, qué y por qué [por las palabras en inglés: who, what y why]” continúa. “El dónde y cómo se deberían responder luego de que tengas claras las tres primeras”.

Esto es lo que Candice sugiere para comenzar. 

• ¿Por qué estás abriendo una tostaduría? ¿Cuál es el objetivo? ¿Calidad, volumen, generar un ahorro de dinero para tu negocio de venta al menudeo al recortar los gastos?
• ¿Quiénes son tus clientes?
• ¿Qué será tu producto final? Comienza por definir el uso que tendrá: para venta al por menor, al por mayor, con marca propia, para oficinas, etc., y desde ahí, define qué necesitas poner a la venta. 

Solo cuando hayas definido la visión, puedes comenzar a planear aspectos más prácticos. 

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Una nueva tostadora está lista para instalarse como parte del equipamiento de una tostaduría. Crédito: Usonian Systems

Crea Una Lista de Tareas Para Planificar el Espacio

Ahora es el momento de revisar los detalles más pequeños. Crea una lista de tareas para organizar la planificación del espacio y asegúrate de poder marcar los siguientes puntos.

• Volumen de Tueste

Ryan me dice: “Para comenzar [la planificación del espacio], es necesario conocer el volumen de tueste esperado, al igual que tus proyecciones. La mayoría de las tostadurías en crecimiento tendrá una buena noción de la cantidad, pero para un proyecto de emprendimiento esto puede ser difícil, de todas maneras, es bueno que seas realísticamente optimista”. 

Esto determinará todos los demás factores: el equipo, el espacio, el flujo de trabajo y más. Aunque predecir esto puede ser difícil, también será importante para tu de plan de negocios y cualquier licitación futura. Deberías incluir en los cálculos una investigación de mercado y deberías ser realista con respecto a tus capacidades y evaluar el nivel de riesgo que estás dispuesto a asumir.

Granos de café se enfrían luego del tueste. Crédito: Neil Soque

• Ubicación 

La ubicación de la tostaduría dependerá de una variedad de factores, incluyendo tu presupuesto, las proyecciones del negocio, la promoción de la marca y los requerimientos legales. Ryan recomienda comenzar a revisar la zonificación, los códigos locales y las restricciones. Quizás necesites solicitar un permiso para cambiar el uso del establecimiento. 

Pero no veas a la administración local solo como un grupo de burocráticos. Ryan agrega que, “generalmente la cámara de comercio local, los comités de mejora empresarial, o los líderes del lugar tendrán buenas ideas y muchas veces pueden ayudar con créditos tributarios u otros subsidios”.

Dependiendo del país o el estado en el que estés operando, tendrás que adherir a distintas normativas. Asegúrate de conocer todo lo que necesitas. Candice añade: “¿Cuáles son las agencias específicas (y sus detalles de contacto) con las que necesitarás coordinar para obtener [permisos de construcción]? Considera las inspecciones de sanidad y los requerimientos de la EPA y la FDA.  ¿Tu establecimiento va cumplir con los estándares de calidad de aire de tu municipio? (¿Necesitarás presupuestar un dispositivo de postcombustión o cambiar de establecimiento?).

“Si estás considerando tostar café orgánico y etiquetarlo como tal, tu tostaduría necesitará estar en regla con las normativas al respecto. Suma también los estándares de seguridad alimentaria requeridos en tu planta por la Ley de Modernización de la Inocuidad Alimentaria (FSMA por sus siglas en inglés). ¿Tienes un plan de seguridad alimentaria?, ¿y te has preocupado del Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos (HACCP)?”

Organizar estos puntos requiere de tiempo y quizás una inversión en equipos o procesos. Inclúyelo en tu plan y adecúa el presupuesto para ello.

Una tostaduría parcialmente equipada. Crédito: Usonian Systems

• Espacio y Dimensiones

No debes destinar todos tus esfuerzos a construir una tostaduría que en un par de años te resultará pequeña. Ryan recomienda considerar la proyección de crecimiento cuando elijas el lugar. ¿Necesitarás cambiar de ubicación si duplicas o triplicas los volúmenes de producción o cuentas con espacio para tostadoras adicionales? Además, ¿alguna vez planeas incluir una tienda de venta al público?, ¿quieres ubicarla en el mismo lugar?

Candice me dijo: “¿El almacén de granos verdes estará en el mismo lugar? Si es así, ¿cuánto espacio de almacenamiento necesitarás? (¡planifica a futuro!). ¿Necesitarás separar este almacén de los demás artículos?” 

“Decide si querrás manipular los sacos a mano o de manera automatizada, es decir con silos o estantes. Si utilizas máquinas, como grúas o sistemas automatizados para manejar granos verdes o tostados (prácticamente garantizado), ¿has considerado la altura del techo, la firmeza del suelo (y de los muros y el techo)? (después de todo estamos hablando de maquinaria pesada).”

También necesitarás espacio para el control de calidad. Candice recomienda: “Si estás tostando, probablemente deberías catar y revisar los parámetros de los granos verdes o los cargamentos recibidos, y necesitarás espacio y equipo exclusivo para realizar esas tareas”. 

¿Dónde ubicarás la mesa de cata y los equipos?, ¿y los kits de análisis y muestreo de granos verdes? 

La instalación de los servicios públicos (más adelante la abordaremos en detalle) determinará dónde se ubicará la tostadora, pero también deberías considerar el flujo de trabajo en la tostaduría. Delinea la ruta que seguirá el café, es decir, considera desde y hacia donde se desplazarán tus trabajadores. ¿El espacio facilitará su trabajo, o tendrán que esquivarse en espacios estrechos mientras hay esquinas sin usar en el lugar?

“También necesitarás pensar en canales de distribución, facilidad de acceso y la seguridad de la zona donde está ubicado establecimiento, para los trabajadores y clientes por igual”, dijo Candice. “Y con respecto al flujo de tráfico, ¿será fácil movilizar cargamentos entrantes y salientes? Los estacionamientos y espacios para autos también se deberían considerar tanto para los empleados como para los clientes”.

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• Servicios Básicos

Los servicios básicos generalmente no se consideran con suficiente anticipación en el proceso de planificación. Sin embargo, una mala planificación de los servicios afectará los costos de instalación y la operación diaria de tu negocio. “Instalar varios metros de líneas de gas puede resultar costoso y puede tener un efecto en el desempeño de las tostadoras”, dice Ryan.

“¿Dónde ubicarás el extractor de aire de la tostadora?”, pregunta. “No todas las tostadoras pueden contar un extractor instalado a través de un muro, o quizás no se puedan instalar rectos hacia arriba debido a ciertos obstáculos. Cuando incrementas la longitud de la ventilación, también incrementas los costos y disminuyes la eficiencia de tu tostadora”.

Asegúrate de incluir los gastos de instalación en el presupuesto. Ryan nos advierte: “Ten en cuenta que quizás necesites un arquitecto, un ingeniero (los equipos de tueste son pesados y muchas construcciones son viejas y necesitan ser restauradas), un diseñador de interiores, y especialistas para su instalación”. Algo que siempre observo que se olvida en la planificación es considerar la instalación de los equipos y los costos adicionales, incluyendo el transporte”.

Una máquina de llenado de precisión SOVDA instalada en una tostaduría parcialmente equipada. Crédito: Usonian Systems

• Equipos

Patrick Maloney, propietario y presidente de Blue Fire Coffee Roasters, Inc., dice que “la elección más importante que un futuro propietario enfrentará al establecer una tostaduría es definir la máquina tostadora”.

Él dice que puede resultar tentador decidir en base al costo, pero “en su experiencia, [esto] siempre resulta ser contraproducente”. En lugar de esto, él recomienda preguntarse: “1. ¿Quiénes son los clientes a quiénes venderé mi producto? y 2. ¿Cuál es la mejor tostadora y montaje que nos conducirá a lograr nuestros objetivos?”

Ryan sugiere pensar en el futuro. “¿Tendrás una pequeña tostadora que te será pronto insuficiente, o una gran tostadora para crecer?” pregunta. 

Sin embargo, la tostadora no es la única pieza del equipo que necesitas considerar. ¿Necesitarás un dispositivo de postcombustión?, ¿y quizás una despedregadora y cargadora de granos verdes?, ¿y has pensado en los equipos para el empaque?, ¿necesitarás mesas para mezclar, molinos, máquinas de envase fraccionado y una máquina de peso y llenado? 

Candice agrega que también puedes necesitar invertir en equipos dependiendo de los requerimientos sanitarios y de seguridad, en términos de calidad del aire y ruido. 

Una tostadora lista para la instalación. Crédito: Usonian Systems

Utiliza Toda la Ayuda a tu Disposición

Abrir una tostaduría no es una tarea fácil. Probablemente, necesitarás involucrar una variedad de expertos, desde diseñadores de interiores hasta arquitectos. Saltarse solo un paso en el proceso puede generar gastos y una pérdida de tiempo. Ya sea que lo realices por tu cuenta, o recurras a una empresa como Usonian Systems para ayudarte a establecer tu tostaduría, tómate el tiempo necesario para hablar con los expertos. Desde consultores de café a consejeros de gobierno locales y tostadores con experiencia, te pueden aconsejar con respecto al crecimiento del negocio y su ayuda te llevará por el camino correcto.

“Recuerda que la industria del café es magnífica y la mayoría de las personas quiere ayudar”, comenta Patrick. “No temas pedir ayuda… Todo funciona cuando te rodeas de buenas personas”. 

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Escrito por Sunghee Tark. Crédito de la foto principal: Birch Coffee

Traducido por Tati Calderón. Traducción editada por María José Parra.

Ten en cuenta: Este artículo ha sido patrocinado por Usonian Systems.  

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