Para los propietarios de tiendas de café, el siguiente paso natural tras el lanzamiento de una tienda exitosa es abrir más y más locales. Si se hace correctamente, puede ser un camino para que las marcas aumenten su volumen de negocio y pasen de ser un único local a una cadena, con todos los beneficios que conlleva.

A pesar de esto, el proceso de abrir y gestionar varios establecimientos puede estar lleno de contratiempos y desafíos que hay que sortear y gestionar con cuidado. Pasar de operar una tienda de café a varias es un reto. En última instancia, es fundamental que los empresarios establezcan sistemas para gestionar varias tiendas en una zona más amplia. Por eso, la planificación es importante. 

Para conocer más sobre lo que los propietarios de tiendas de café deben tener en cuenta al emprender este rumbo, entrevisté a los dueños de dos tiendas de café en Europa. Sigue leyendo para saber lo que me dijeron.

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Planificar con anticipación

A la hora de organizar una nueva tienda de café, hay que tener en cuenta muchos factores. Una vez que recibes las llaves, equipar tu nueva tienda puede ser una oportunidad emocionante y a la vez estresante. 

Antes de hacerlo, debes sentarte y planificar. ¿En qué se parecerá tu nueva tienda a la actual? ¿En qué se diferenciará? Mantener la consistencia en los locales es importante pero también hay que hacer que cada uno destaque.

José de León Guzmán es el propietario y administrador de la marca de tiendas de café Kofra en Norwich, Inglaterra. Para él, se trata de pensar a largo plazo y mantener el interés de los clientes.

“Cada detalle de las tiendas está bien pensado y planificado”, dice. “Todos los negocios tienen que tener su propia alma y aportar valor al mercado”.

Sin esto y sin una fuerte identidad para cada local, la competencia puede ser demasiado fuerte para que las personas se interesen en tu nuevo establecimiento.

Estandariza tus sistemas

Cuando se gestiona un único negocio de hostelería, puede resultar sencillo tener un único procedimiento no documentado para cada sistema o proceso; sin embargo, aunque sea conveniente, no resultará escalable.

Jackie Tran es el propietario de Mazelab Coffee en Praga, República Checa. Para él, tener sistemas comunes para el personal en todos los locales hace que las cosas funcionen sin problemas.

“La clave del éxito es asegurarse de tener un personal de alta calidad y un equipo que pueda trabajar unido”, explica. “Una vez que tengas eso, crea un sistema escalable y sostenible dentro del equipo que les permita coordinarse, tener control y trabajar con eficacia”.

Al hacer que estas prácticas sean más accesibles, se puede mejorar la calidad en una etapa más temprana del trayecto de cada lugar y entregar más valor a los involucrados.

En el libro de James Hoffmann The Best of Jimseven, él explica que lamenta no haber establecido normas desde el principio. “Empezar con buenos hábitos desde el principio y crear mejores sistemas nos habría llevado mucho más lejos con mayor rapidez”, afirma.

La estandarización de los sistemas no tiene por qué ser tan intimidante como parece. Por ejemplo, puede ser tan sencillo como escribir un proceso común para calibrar que se comparta con el personal en formación. A menudo, los baristas se lo enseñan unos a otros pero las personas se olvidan de los pasos y, con el tiempo, el proceso cambiará, tanto si es intencional o no.

Calibrar es solo un ejemplo, hay muchas áreas en las que se pueden registrar los procesos. En definitiva, con el tiempo y con un marco claro para la mayoría de las tareas diarias, los baristas deberían aprender mucho más rápido, lo que ayudaría a que tu establecimiento funcione de forma más eficiente y fluida.

Si además vas a tostar en tu nuevo establecimiento, el desarrollo de buenos sistemas es aún más importante.

“No planificamos cómo almacenar los granos, dónde guardarlos, los errores de tueste y todos los demás pasos que hay que aprender”, admite José. “Tuvimos que empezar de cero en algo que no sabíamos”.

La realidad es que estos sistemas y normas son mucho más difíciles de aplicar una vez que la empresa está establecida. Por eso, es vital tener una ventaja.

Ubicación, ubicación, ubicación

Es sabido que la ubicación es un factor clave a la hora de abrir y administrar una nueva tienda de café. Incluso con esto claro, elegir un nuevo local puede ser difícil.

Hay que tener en cuenta varias cosas a la hora de elegir una nueva ubicación. Por ejemplo, es obvio que abrir tiendas en extremos opuestos de una ciudad podría plantear varios problemas logísticos.

Sin duda, durante los primeros días en tu nueva ubicación, el negocio se beneficiará de estar cerca de una tienda existente. Por ejemplo, el personal debe poder desplazarse entre los locales para cubrir los turnos y ofrecer capacitación.

Además de ayudar con las entregas, desde y hacia tu tienda, los clientes podrían empezar a asociar una determinada zona con tu marca, lo que le daría una ventaja sobre la competencia; sin embargo, no todos los problemas son fáciles de resolver. 

Incluso los profesionales del café más experimentados tienen problemas con esta etapa del proceso. Por ejemplo, en el libro What I Know About Running Coffee Shops (Mi conocimiento acerca de gestionar tiendas de café), Colin Harmon, campeón de barismo irlandés, sugiere que escoger una ubicación es un asunto que considera “uno de los temas más difíciles de asesorar”.

Especialmente, en la actualidad, se trata de encontrar el equilibrio adecuado entre la relación calidad/precio y una ubicación de gran afluencia. Por eso, muchos empresarios dedican bastante tiempo a hacerse una idea de la cantidad de personas que pasan por una zona antes de dar el gran paso. 

En realidad, no será hasta el día de la apertura cuando el propietario empiece a entender mejor su base de clientes y a proyectar cómo serán las cosas a largo plazo. Además, José cree que hay que encontrar el punto óptimo entre mantener la identidad de la marca existente y dar un propio aire al nuevo local.

“Un sitio no puede ser igual que el otro”, dice José. “Hay distintos públicos para cada tienda. Siempre tratamos de perfilar el público que buscamos, después abrimos e intentamos llegar a él”.

Quizás sea esta la información que puede ayudar a que una nueva tienda de café de especialidad siente sus cimientos en un mercado difícil. A diferencia de una cadena más grande de café comercial, una cadena independiente no puede depender de grandes volúmenes o de enormes campañas de mercadeo para impulsar los ingresos. 

El consejo de José para las marcas que planean ampliar su cadena es diferenciarse con la marca y la calidad. “Consigue una identidad que sea reconocible, no solo desde el punto de vista de la marca, sino también en cuanto al servicio”, sugiere. “Recuerda que estás en la industria del servicio más que en la del café de especialidad”.

Al final, será una combinación de gran servicio y productos de alta calidad lo que ayude a que tu tienda de café se haga popular. Después de enfrentarse inicialmente a problemas para abrir su segunda tienda, José dice que ha encontrado el éxito con esta estrategia. Sus tiendas de café de barrio se han convertido en un verdadero punto de encuentro para las comunidades locales.

Las personas por encima de las ganancias

La confianza es muy importante cuando se administran varios locales diferentes. Por ejemplo, tu administrador o barista jefe desempeñará un papel esencial a la hora de establecer consistencia y gestión.

Recuerda que no puedes estar en dos sitios a la vez. Tienes que incorporar a líderes en quienes puedas confiar si quieres tener éxito en la expansión.

Muchas empresas se benefician al establecer una cultura empresarial positiva y clara. Aunque no es necesariamente el elemento más visible de tu empresa, es poco probable que tu personal quiera quedarse contigo a largo plazo sin contar con una. 

Lo importante no es tanto lo que se hace sino cómo se hace. En esencia, las pequeñas cosas pueden llevar muy lejos a la hora de crear un equipo que valore su trabajo. Al fin y al cabo, quieres empleados que disfruten yendo a trabajar cada día.

Una forma de conseguirlo es aprovechar la tecnología para ayudar al equipo a comunicarse eficazmente. Si puedes, utiliza herramientas de equipo como Slack o Todoist, que conectan a los equipos y facilitan la delegación de tareas y el intercambio de actualizaciones.

“Hemos decidido tener un canal de comunicación que utilizamos como parte de la rutina diaria”, dice Jackie. “Algunos podrían decir que estamos en contacto las 24 horas del día  porque, efectivamente, estamos en línea todo el tiempo”.

Esto puede ayudar a resolver los problemas cotidianos más frecuentes, mientras ayuda al propietario a centrarse en asuntos más urgentes; no obstante, hay que tener en cuenta que se deben respetar los límites. La cultura que construyas dependerá de un respeto que va en ambas direcciones.

Contratación y capacitación eficaces

La capacitación es otro aspecto importante. Es clave garantizar que tus empleados se sientan adecuadamente equipados para llevar a cabo sus tareas.

José dice que tiene sentido tener un sistema claramente estructurado para integrar a los nuevos miembros del equipo. 

“Destinamos entre 180 y 200 horas de formación individual antes de que el personal salga a la barra”, explica. “Hemos crecido de forma constante pero sostenible porque para nosotros la clave ha sido la formación de nuestro personal”.

Aunque este enfoque puede parecer incómodo para algunos, el esfuerzo adicional realizado durante las primeras etapas puede reportar beneficios más adelante.

Hoy, más que nunca, es prudente considerar si la persona que estás contratando es la adecuada para la empresa en su conjunto. Considera las siguientes preguntas: ¿tienen valores similares?, ¿podrían estar mejor situados en otro puesto?, ¿cuáles son sus objetivos para el futuro? 

“Siempre podemos enseñar a preparar café, [servir] vino y cerveza pero no podemos enseñar a ser amable”, concluye José.

Está claro que una planificación directa y la atención a los detalles pueden ahorrar muchos dolores de cabeza a largo plazo cuando se está expandiendo el negocio de las tiendas de café; sin embargo, hay que recordar que un negocio de cafés especiales tiene que ver con el servicio y eso hace que el elemento humano sea igualmente importante.

Para gestionar eficazmente varias tiendas de café, es necesario encontrar un equilibrio entre los sistemas que mantienen las cosas funcionando y el elemento humano que hace que los clientes vuelvan. Cuando encuentres ese equilibrio, tu gestión será más sólida.

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Crédito de las fotos: Kofra Coffee, Mazelab Coffee

Traducido por Tati Calderón. Traducción editada por Alejandra Soto.

PDG Español

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